Chuyển văn phòng là việc tốn khá nhiều thời gian và công sức, nếu không hoàn thiện đúng kế hoạch đã định sẽ ảnh hưởng đến công việc chung của công ty. Quá trình chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí cho việc thay đổi địa điểm làm việc, doanh nghiệp có thể trở lại với công việc sau khi chuyển sang văn phòng mới. Để làm được điều này doanh nghiệp cần có những kế hoạch cụ thể để tránh ảnh hưởng đến tiến độ. Dưới đây là một số công việc cần làm trước khi chuyển văn phòng mà đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp Lotus Moving gợi ý cho bạn đọc, cùng tìm hiểu nhé.
Lập kế hoạch công việc chi tiết
Sau khi đã lựa chọn được địa điểm thuê văn phòng, để mọi công việc diễn ra nhanh chóng bạn cần có khâu chuẩn bị càng chi tiết càng tốt. Lên một kế hoạch chi tiết những công việc cần làm, phân công nhân viên cụ thể trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý linh hoạt, chủ động thực hiện công việc.
Một số công việc bạn phải lên trong kế hoạch đó là:
- Thiết kế và trang trí nội thất
- Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng đã cũ
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan
- Di chuyển điện thoại, internet
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
Lên một kế hoạch chi tiết để có cách xử lý linh hoạt, chủ động thực hiện công việc
Ấn định ngày giờ chuyển văn phòng
Ấn định thời gian chuyển văn phòng là điều hết sức quan trọng, để nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc cá nhân. Chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn khoảng thời gian vào cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc chung. Nếu chuyển vào ngày làm việc thường ngày thì bạn cần sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty hoặc có thể bố trí bộ phận trực tạm thời để phụ trách công việc tránh làm gián đoạn công việc.
Đóng gói và sắp xếp đồ đạc văn phòng
Thùng carton là vật dụng không thể thiếu khi chuyển văn phòng, giúp cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển hiệu quả. Bạn có thể chuẩn bị số lượng lớn thùng carton đủ cho từng nhân viên, phòng ban. Cách tốt nhất là từng cá nhân tự sắp xếp đồ dùng tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Mỗi trang thiết bị hay các đồ dùng cần vận chuyển bạn cũng nên chuẩn bị thùng carton đóng gói để tránh va đập khi di chuyển. Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị thêm báo, mút xốp, băng keo để có thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn. Bạn có thể giao việc này cho phòng nhân sự hay phòng lễ tân để chủ động chuẩn bị và phát lại cho các phòng ban theo số lượng cần thiết.
Thùng carton giúp cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển hiệu quả
>>Xem thêm: Cách sắp xếp đồ đạc gọn gàng của các công ty dịch vụ chuyển nhà
Chuẩn bị chi phí
Sau khi lên được kế hoạch cho việc chuyển văn phòng, dựa vào bản kế hoạch đó hãy xác định khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Bạn có thể tham khảo giá từ một số bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí. Bạn hãy chuẩn bị thêm khoản chi phí có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi.
Chi phí chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc các yếu tố:
- Loại xe thuê vận chuyển
- Số lượng hàng hóa cần vận chuyển
- Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến.
- Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi ….
Hoàn tất thủ tục hoàn trả mặt bằng
Trước khi chuyển văn phòng bạn nên thông báo với bên cho thuê về dự định đổi địa điểm làm việc để họ có sự chuẩn bị, cho người khác thuê. Sau khi chuyển, bạn cần hoàn tất thủ tục hoàn trả mặt bằng đầy đủ, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ kèm theo xác nhận của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý sau này.
Sau khi chuyển văn phòng, cần hoàn tất thủ tục hoàn trả mặt bằng đầy đủ với bên cho thuê cũ
Hy vọng rằng với một số lưu ý trên của đơn vị Lotus Moving có thể giúp ích cho công ty bạn trong việc chuyển văn phòng đến vị trí mới. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, công sức các bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp của Lotus Moving. Với dịch vụ chuyên nghiệp, uy tín của Lotus Moving sẽ hỗ trợ việc đóng gói, sắp xếp đồ đạc, cũng như vận chuyển diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian cam kết, không ảnh hưởng đến công việc chung của công ty. Các bạn có thể liên hệ trực tiếp với đội ngũ nhân viên của Lotus Moving để được tư vấn tận tình hơn giá cả, dịch vụ nhé.
>>Xem thêm: Những khó khăn khi chuyển văn phòng và giải pháp cho mọi vấn đề
